Какие документы и как долго должна хранить компания: сроки и требования законодательства

Данные по срокам хранения документов в одной таблице

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и т. д. Для многих разновидностей документов (в делопроизводстве, бухучете, корпоративной сфере) организация обязана соблюдать особые сроки хранения. Ряд документов хранят с учетом требований Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

В случае нарушения организацией сроков хранения документов ее могут привлечь к ответственности. Например, по статье 120 НК РФ за непредоставление документов компанию оштрафуют на 10 или 30 тыс. руб. Могут назначить наказание и по КоАП РФ.

Памятка. Сколько хранить документы

Сроки хранения документов зависят от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если расходы или вычеты не будут подтверждены документами. Подготовили для вас подробную таблицу со сроками хранения документов в материале «Памятка. Сколько хранить документы». Сможете проверить сроки хранения и ссылки на нормативную базу по видам документов:

Банк и касса
Бухучет
Налоги
Страховые взносы и пособия
Проверки
Кадры
Учредители
Решения и документы акционерных обществ
Договоры с контрагентами

Таблица с выборочными сроками хранения документов

Вид документа	Срок хранения документа
Регистры налогового учета	5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты хранят 50 лет, если они оформлены в 2003 году и позже, 75 лет – если до 2003 года
Налоговые декларации	5 лет после окончания периода, за который они составлены
Счета-фактуры	5 лет по общему правилу, 4 года, если случай относится к подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (карточки учета страховых взносов, больничные листы и др.)	По общему правилу, в течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет. Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Например, больничные листы хранят 5 лет.
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)	50/75 лет
Документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)	В течение 6 лет. При отсутствии лицевых счетов кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 50/75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО	В течение всего срока существования компании. Впоследствии годовую бухгалтерскую отчетность по РСБУ передают в архивы после истечения сроков временного хранения в организации.
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН	5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Документы учетной политики
Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетности	Постоянно (у аудируемого лица). У аудиторской организации или индивидуального аудитора – в течение 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы.
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет при условии проведения проверки
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет после погашения долга

Отдельные сроки для хранения разных документов в организации

Сколько хранить правоустанавливающие и корпоративные документы

Для учредительных, а также правоустанавливающих документов существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся:

любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица (например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. д.);
корпоративные документы (устав и другие учредительные документы, изменения к ним, корпоративный договор, протоколы учредительных собраний, список учредителей и др.). Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно;
правоустанавливающие документы (свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания).

Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах:

уведомления об их учреждении,
локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.

5 лет после окончания срока действия хранят лицензии компании и их заверенные копии.

Какие сроки хранения у бухгалтерских документов

По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ), документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

Сколько хранить налоговые документы

Многие документы должны быть в сохранности в течение 5 лет. Однако период хранения конкретного налогового документа зависит от его вида. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.

Какой период хранения у страховых документов

Документы по страховым взносам хранят в компании в течение 6 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет. Срок хранения начинается с 1 января после того года, когда последний раз сумму страховых взносов определяли с помощью данного документа.

Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения.

Сколько требуется сохранять кадровые документы

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Для ряда документов действует общее правило – срок хранения определяют с даты подписания. Если его составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам. Например, по таким правилам хранят:

трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении или расторжении;
личные карточки всех работников, в том числе руководителей;
лицевые счета работников, карточки-справки по зарплате.

Утвержденные графики отпусков необходимо хранить в течение 3 лет.

Сколько времени хранить договоры организации

К хранению договоров существуют отдельные требования, в зависимости от типа договора. Некоторые соглашения следует хранить 5 лет с даты завершения срока действия документа. По общему правилу, если не указаны специальные сроки хранения, компания хранит договоры не менее 5 лет со дня окончания действия соглашения.

По конкретным видам соглашений установили специальные сроки. Так, документы по залогу недвижимости должны быть в организации в течение 10 лет. Договор лизинга можно утилизировать через 5 лет.

Сколько хранить доверенности

Доверенности на представление интересов компании и другие доверенности от лица организации хранят в течение 5 лет после срока истечения действия или отзыва документа. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор.

Какие сроки хранения действуют для документов в судебном архиве компании

По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива. Часть подлинников хранят в судебных делах.

Каков период хранения рабочей корреспонденции

Период хранения корреспонденции зависит от степени важности писем и их содержания. Например, переписку с контрагентом хранят в течение периода действия договора, а также следующие 5 лет с момента прекращения договора. То же правило действует в отношении почтовых уведомлений. Запросы, уведомления от госорганов и т. п. хранят согласно указаниям закона.